Viele Unternehmen gehen davon aus, dass Microsoft ihre Daten in Microsoft 365 automatisch sichert. Das stimmt nur zum Teil: Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst verfügbar ist. Für den Schutz Ihrer Inhalte sind Sie selbst verantwortlich – Microsoft spricht vom Modell der geteilten Verantwortung.
Papierkörbe und Aufbewahrungsfristen in Exchange, OneDrive und SharePoint sind zeitlich begrenzt. Wird eine Datei versehentlich gelöscht, verschlüsselt Ransomware synchronisierte Ordner oder wird das Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeitenden entfernt, sind die Daten nach Ablauf der Fristen verloren. Ein Microsoft 365 Backup sichert deshalb E-Mails, OneDrive, SharePoint und Teams regelmäßig in einen separaten, unabhängigen Speicher.
Das Microsoft 365 Backup ist ein Baustein Ihres gesamten Sicherungskonzepts. Für Server, Fileserver und Arbeitsplätze bieten wir Managed Backup an. Wenn E-Mails revisionssicher aufbewahrt werden müssen, ist zusätzlich eine E-Mail-Archivierung sinnvoll – ein Backup ersetzt kein Archiv.
Microsoft schützt die Infrastruktur vor Ausfällen, zum Beispiel durch redundante Rechenzentren. Gegen Löschung, Überschreiben oder Verschlüsselung durch Schadsoftware innerhalb Ihres Kontos schützt das nicht dauerhaft, denn Papierkörbe und Aufbewahrung sind zeitlich begrenzt.
Für kurzfristige Fehler oft ja. Werden Daten aber erst spät vermisst oder ist der Papierkorb bereits geleert, hilft nur ein Backup. Außerdem lassen sich Daten aus dem Backup gezielt und zu einem bestimmten Zeitpunkt wiederherstellen.
In einem von Microsoft 365 getrennten Speicher. Welcher Standort für Sie sinnvoll ist, besprechen wir gemeinsam mit Blick auf Datenschutz und Ihre Anforderungen.
Nein. Ein Backup dient der Wiederherstellung, ein Archiv der revisionssicheren Aufbewahrung. Für Unternehmen, die E-Mails nach GoBD aufbewahren müssen, empfehlen wir beides.
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