E-Mail-Management – Arbeits- und Postfach-Organisation

Ein gutes E-Mail-Management spart im stressigen Arbeitsalltag nicht nur wertvolle Zeit, sondern kann sich auch positiv auf die Motivation und Arbeitsleistung auswirken.

Wir geben Tipps, wie Sie mit einer durchdachten Postfachorganisation Ihren Arbeitsalltag leichter und effizienter gestalten können.

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Ein gutes E-Mail-Management ist die halbe Miete

Was glauben Sie, wie viel Zeit der durchschnittliche Büromitarbeiter täglich alleine damit verbringt, seine E-Mails zu checken und zu bearbeiten? Die Antwort ist erschreckend: Bis zu vier Stunden – und damit die Hälfte der gesamten Arbeitszeit. Im Durchschnitt erreichen jeden Mitarbeiter um die 40 E-Mails pro Tag. Und natürlich wollen all diese gesehen und beantwortet werden (Spam und Newsletter natürlich ausgenommen). Es gehört sich schließlich so. Oder?

Fakt ist: Die elektronische Post verschlingt jede Menge kostbare Arbeitszeit – die ja auf der anderen Seite auch wieder bares Geld ist. Aber es gibt auch eine gute Nachricht: Mit einigen wenigen Maßnahmen lässt sich ein ordentliches E-Mail-Management etablieren. Die Ziele dabei? Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben des Tages, weniger Stress (auch psychisch) und eine insgesamt besser organisierter Arbeitsalltag.

Volle Postfächer und E-Mail-Flutwellen belasten Arbeitnehmer

In einigen Aspekten ist das Instrument E-Mail Fluch und Segen zugleich. Einerseits komplett etabliert für den schnellen, unkomplizierten Informationsaustausch und die Kommunikation über Räumlichkeiten hinweg, andererseits ein Zeitfresser und mitunter Stressfaktor. Denn wer gerade hochkonzentriert an einem wichtigen Projekt arbeitet, kann nur zu schnell durch neue Nachrichten im Posteingang abgelenkt werden. Und das ist noch extremer geworden seitdem nicht nur der PC bzw. Laptop über neue Mails informiert, sondern auch noch das Handy oder gar die Smartwatch.

Darüber hinaus kommt es nicht selten vor, dass eine Kommunikation, die via Telefon oder von Angesicht zu Angesicht in zwei Minuten geklärt wäre, langatmig in 52 E-Mails erfolgt. All das sind nur einige Gründe dafür, dass zunehmend mehr Büroangestellte über „digitalen Stress“ klagen. Und welche Auswirkungen Stress auf die Gesundheit, das Befinden, die Motivation und gar die burnout-bedingte Ausfallquote schlimmstenfalls haben kann, ist hinreichend bekannt.

E-Mail-Management ist Zeit-Management

Das Wahrnehmen, Lesen, Bearbeiten und Beantworten von E-Mails kostet viel Zeit und nicht selten entsteht daraus dann irgendwann ein Zeitdruck, weil die eigentlichen Aufgaben liegenbleiben. Es ist daher sehr sinnvoll, sich persönlich Gedanken über das eigene E-Mail-Management zu machen. Das gilt natürlich besonders dann, wenn Sie immer häufiger feststellen, dass Ihr Stresslevel  durch die Vielzahl täglicher Nachrichten steigt.

Daher vorab die wichtigste Regel im E-Mail Management. Eine E-Mail ist per Definition kein Kommunikationsmittel, das Sie dazu nötigt, sofort alles stehen und liegen zu lassen. Wenn es wirklich brennt und ein Thema keinerlei Aufschub duldet, können Sie davon ausgehen, dass der Andere zum Telefonhörer greift – oder direkt vor Ihrem Schreibtisch steht. Wer sich allein diese Tatsache bewusst macht und häufiger vor Augen führt, verspürt auf einmal das tiefe Gefühl der Gelassenheit.

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