Öffentliches Verfahrensverzeichnis
Das BDSG schreibt im § 4 g vor, dass der für den Datenschutz Zuständige jedermann in geeigneter Weise die folgenden Angaben entsprechend § 4 e verfügbar zu machen hat:
Angaben zur verantwortlichen Stelle
(§ 4e Satz 1 Nr.1-3 BDSG)
1. Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle
edvXpert GmbH
Subbelratherstr. 24
50823 Köln
Telefon: 0221 992 23 22 – 0
Telefon: 0221 992 23 22 – 99
info@edvXpert.de
www.edvXpert.de
2. Leiter der verantwortlichen Stelle
Christian Zimmermann
3. Beauftragter Leiter der Datenverarbeitung
Christian Zimmermann
Angaben zu den Verfahren automatisierter Verarbeitung
(§ 4e Satz 1 Nr. 4-8 BDSG)
4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung
Gegenstand des Unternehmens ist die Entwicklung und der Verkauf von Hard- und Software, insbesondere im EDV-Netzwerk- und Kommunikationsbereich, sowie alle damit verbundenen Beratungs- und Serviceleistungen und alle artverwandten Geschäfte. Nebenzwecke sind begleitende oder unterstützende Funktionen wie im Wesentlichen die Kunden-, Lieferanten-, Personal-, Interessenten- Testpersonenverwaltung. Die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung erfolgt zur Ausübung der vorstehend angegebenen Zwecke.
5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien
Die betroffenen Personengruppen ergeben sich aus der Zweckbestimmung (Nr. 4). Es handelt sich um folgende Datenkategorien, wobei grundsätzlich zu unterscheiden ist zwischen Auftragsdaten und internen Daten, die für eigene Zwecke von edvXpert notwendig sind.
a. Im Wesentlichen werden zu folgenden Personengruppen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt:
* Kundendaten: Adressdaten, Vertragsdaten, Daten zu Internet-Dienstleistungen, Interessentendaten (bes. Produktinteresse, Adressdaten), Zahlungsdaten, freiwillige Angaben des Betroffenen
* Mitarbeiterdaten: Adressdaten, Bewerberdaten, Vermittler-/Makler-/Agenturdaten (bes. Personaldaten zur Personalverwaltung und -steuerung), Vertragsdaten, Gehaltsangaben
* Daten zu Geschäftspartnern: Vermittlern und Maklern (bes. Adress-, Abrechnungs- und Leistungsdaten),
* Daten zu Lieferanten: Adress- und Funktionsdaten, Stammdaten, Konditionen, Zahlungsdaten, freiwillige Angaben des Betroffenen
* Interessenten: Adressdaten, freiwillige Angaben des Betroffenen
* Testpersonen: Adressdaten, Videoaufzeichnungen von Interviews, freiwillige Angaben des Betroffenen
b. Auftragsdaten
Die gesamte Auftragsdatenverarbeitung ist von den Auskunftspflichten ausgenommen, da für diese Daten ausschließlich der Auftraggeber verantwortlich ist.
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können
a. Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (im Wesentlichen: Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Marketing, Allgemeine Verwaltung, Vertrieb, Telekommunikation und EDV).
b. * Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Aufsichtsbehörden),
c. * Interne Mitarbeiter, die an der Ausführung und Erfüllung der jeweiligen Informationsprozesse beteiligt sind,
d. * Externe Auftragnehmer (Dienstleitungsunternehmen) entsprechend § 11 BDSG,
e. * Weitere externe Stellen wie z. B. Partner im Rahmen der vom Kunden erteilten Auftragstätigkeit oder Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Unternehmen soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigtem Interesse zulässig ist.
7. Regelfristen für die Löschung der Daten
Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Daten die hiervon nicht berührt sind, werden gelöscht, wenn die unter 5. genannten Zwecke entfallen.
8. Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten
Datenübermittlungen in Drittstaaten ergeben sich nur im Rahmen der Vertragserfüllung, erforderlicher Kommunikation sowie anderer im BDSG ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen.
Im Übrigen erfolgt keine Übermittlung in Drittstaaten; eine solche ist auch nicht geplant.
9. Allgemeine Beschreibung, die es ermöglicht, vorläufig zu beurteilen, ob die Maßnahmen nach § 9 zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung angemessen sind.
edvXpert setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um die zu verwaltenden Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Die Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Im Detail bedeutet dies, dass datenschutzrelevante Angaben auf gesicherten Systemen in Deutschland gespeichert werden. Der Zugriff darauf ist nur wenigen befugten Personen möglich, die mit der technischen oder redaktionellen Betreuung der Systeme befasst sind.
edvXpert GmbH
Der Datenschutzbeauftragte
